07.07.2017, 22:58

Работник предприятия написал заявление, в котором попросил заменить часть его отпуска денежной выплатой. Директор не против такой замены. Теперь дело за приказом на замену отпуска денежной компенсацией. Образец такого документа был бы очень кстати.

Замене подлежит только часть, превышающая 28 дней

Соглашаясь на замену дней отпуска денежной компенсацией, нужно не забывать, что замене подлежит только дополнительный или удлиненный отпуск работника. То есть минимальный гарантированный законодательством отпуск продолжительностью 28 календарных дней менять на деньги нельзя.

К сведению
Дополнительные отпуска в соответствии с действующим законодательством предоставляются отдельным категориям работников в обязательном порядке. Например, дополнительный отпуск положен:

• работникам с ненормированным рабочим днем;
• «северянам»;
• чернобыльцам;
• другим категориям работников.

К сведению

• несовершеннолетние сотрудники;
• работающие инвалиды;
• сотрудники образовательных организаций;
• другие категории работников.

Некоторым сотрудникам нельзя заменять даже «лишние» дни отпуска

Документальное оформление замены

Если руководитель организации не против замены отпуска работника денежной компенсацией, и отсутствуют основания для отказа, установленные действующим законодательством, то на основании полученного от сотрудника заявления можно издать приказ на замену отпуска денежной компенсацией.

Необходимо понимать, что согласиться на замену отпуска денежной выплатой или отказать работнику в его просьбе – это выбор руководителя организации. Принудить к выплате компенсации работодателя нельзя (ст. 126 ТК РФ, письмо Минтруда России от 25.04.2002 №966-10).

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец приказа на замену отпуска денежной компенсацией.

Работодатель обязан предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом его продолжительность не может быть менее 28 календарных дней в год. В исключительных случаях, когда отдых сотрудника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на деятельности организации, допускается с его согласия перенести отдых на следующий год. При этом его нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания того периода, за который он предоставляется.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Об этом четко говорит ст. 126 ТК РФ: ту часть, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить выплатой деньгами.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной выплатой можно замененить часть каждого их них, как превышающую 28 календарных дней, так и любое количество дней из этой части.

Разберем на примере. Руководителю организации в соответствии с трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. На этом основании ему предоставляется дополнительный отдых в размере 3 дней в год. В связи с производственной необходимостью в прошлом году руководитель работал без отдыха. Следовательно, в этом ему должны предоставить «каникулы» продоолжительностью 28+3+28+3 = 62 дня. При этом по заявлению руководителя до 6 дней можно компенсировать деньгами.

Когда такая замена невозможна

Согласно ч. 3 ст. 126 Трудового Кодекса РФ нельзя заменить деньгами основной или дополнительный отпуск следующим сотрудникам:

• беременным женщинам;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• сотрудникам, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и за работу в соответствующих условиях.

Перечисленным работникам допускается исключительно денежная выплата за неиспользованные дни при увольнении, а для третьей категории сотрудников — с их согласия за часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отдыха, которая превышает его минимальную продолжительность в семь календарных дней.

Нельзя компенсировать неиспользованный дополнительный оплачиваемый отдых, который предоставляется на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 в связи с тем, что сотрудник подвергся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, поскольку указанный Закон не предусматривает такой возможности (абз. 7 Письма Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234).

Если работник - совместитель

В соответствии со статьей 286 ТК РФ оплата совместителям выплата денежной компенсации осуществляется по общим правилам. Таким образом, выдать деньгами удастся только за то количество дней, которые превышают 28 календарных дней.

Обязан ли работодатель соглашаться на компенсацию

Нет, не обязан. Судебная практика, исходя из буквы закона, трактует статью 126 ТК РФ однозначно: денежная замена является правом, а не обязанностью работодателя (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 26.11.2014 N А-10, а также определение Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 N 33-4410/2011).

Образец заявления на компенсацию отпуска

Если количество дней позволяет монетизировать его часть, и к сотруднику не применяются ограничения, указанные выше, то необходимо написать заявление. Оно составляется в свободной форме, желательно, чтобы было написано от руки.

Оформление денежной компенсации

Если работодатель согласен с заявлением, на его основании он издает приказ о замене сотруднику части отдыха денежной выплатой. Унифицированная форма такого приказа не утверждена, поэтому он составляется на бланке предприятия в произвольной форме. Важно указать в приказе следующие позиции: ФИО и должность работника, количество дней, которые компенсируются деньгами, расчетный период, за который предоставляется отдых, основание издания приказа. С документом необходимо ознакомить работника под подпись. Ниже вы найдете образец — приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск.

Сотрудник, который ведет кадровое делопроизводство, должен обязательно внести информацию о замене части ежегодного оплачиваемого отдыха денежной выплатой в личную карточку (унифицированная форма N Т-2). В разделе VIII необходимо указать, какой отпуск компенсируется (основной, дополнительный), отразить количество дней, которые подлежат замене, и основание (реквизиты приказа).

Для расчета суммы используется следующая формула:

Размер компенсации = L х S, где

• L — количество дней,
• S — средний дневной заработок, рассчитанный за 12 предшествующих месяцев.

Образец приказа о замене отпуска денежной компенсацией

Денежная компенсация при увольнении

Неиспользованные дни отдыха при увольнении выплачивается в любом случае, это не требует какого-либо заявления от работника, кроме заявления на увольнение. Поэтому понятие «образец заявления на увольнение с компенсацией отпуска» не имеет смысла.

Расчет суммы при этом производится по тем же правилам, что и расчет выплаты за неиспользованный отпуск.

Указывать ли в приказе о выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, сколько дней не отгулял работник?

Как правильно заполнить приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении разъяснит статья.

Как оформить приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Рассмотрим случай из практики.

Организация при увольнении работников составляет приказ, используя унифицированную форму Т-8. Приказ на выплату компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении составляет кадровик:

• в строке «основание (документ, номер, дата)» пишет «заявление № от такого-то числа»;
• далее добавляет фразу «бухгалтерии рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск за такое-то число дней».

Должен ли кадровый работник писать в приказе число дней компенсации за отпуск? Будет ли ошибкой не писать о том, что бухгалтерии необходимо рассчитать и выплатить компенсацию? И что делать, если кадровый работник опомянул в приказе компенсацию за 16 дней, а по расчетам бухгалтера количество дней должно быть 16,33?

Давайте разбираться. Образец приказа о компенсации за вы найдете в конце статьи.

Какой взять бланк приказа на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении и как его заполнить

Кадровый работник не должен писать в приказе об увольнении с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск, сколько дней отдыха накопилось у сотрудника. Унифицированная форма Т-8 не содержит строк, в которых необходимо указывать такую информацию.

Основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ руководителя организации об увольнении. В соответствии с приказом об увольнении бухгалтерия начисляет сотруднику компенсацию и оформляет записку-расчет по форме № Т-61 или по самостоятельно разработанной форме. Лицевую сторону записки-расчета заполняет и подписывает сотрудник кадровой службы, а оборотную - бухгалтер организации.

Округлять в сторону ухудшения работника нельзя. В данной ситуации бухгалтер должен начислить компенсацию за 16,33 дня, несмотря на то, что в приказе написано 16.

Как правильно округлять количество неиспользованных дней отпуска, в законодательстве не сказано. Поэтому решить, как округлять такие результаты, организация может самостоятельно. При этом большинство бухгалтерских программ предусматривают округление дробного количества дней до двух знаков после запятой по правилам арифметики. Организация может руководствоваться этим порядком, а может установить свой.

Ответственность за неправильный расчет будет нести бухгалтер. Поэтому выплатить компенсацию нужно исходя из расчета бухгалтера (16,33 дня).

Ситуация: до скольких цифр после запятой можно округлить дробное количество дней, за которое надо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением

Чем больше, тем более точный расчет получится. Организация может округлять до двух цифр после запятой или до трех, либо вообще до четырех.

При расчете количества неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию, может получиться дробное количество дней. Например, если сотруднику надо выплатить компенсацию за пять отработанных месяцев, получается 11,6667 дня (28 дн. : 12 мес. × 5 мес.).

Как правильно округлять количество неиспользованных дней отпуска, в законодательстве не сказано. Поэтому решить, как округлять такие результаты, организация может самостоятельно.

При этом большинство бухгалтерских программ предусматривают округление дробного количества дней до двух знаков после запятой по правилам арифметики. Организация может руководствоваться этим порядком, а может установить свой.*

Пример 1. Округление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении до 11 месяцев

Главный бухгалтер А.С. Глебова работает в организации с 13 мая 2016 года. 27 февраля 2017 года она уволилась. Весь этот период сотрудница отработала полностью.

Глебовой положена пропорциональная компенсация за неиспользованный отпуск: 11 месяцев при увольнении не были отработаны. Чтобы определить количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил, что количество полных (рабочих) месяцев работы сотрудницы в организации равно девяти (с 13 мая 2016 года по 12 февраля 2017 года).

Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет 15 (с 13 по 27 февраля 2017 года), что больше половины рабочего месяца (28 дн. : 2). Поэтому эти 15 дней бухгалтер также включил в расчет.

В итоге получилось, что Глебова отработала 10 полных месяцев.

В организации установлен порядок округления количества неиспользованных дней отпуска до четырех цифр после запятой по правилам арифметики.

Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер рассчитал так:
28 дн. : 12 мес. × 10 мес. = 23,3333 дн.

Компенсация сотруднице была выплачена за 23,3333 календарных дня.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Поэтому компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.

Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:*
1. Продолжительность расчетного периода .
2. Заработок сотрудника за расчетный период .
3. Средний дневной заработок .
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении .

Обратите внимание: вести расчет надо по-особому, если в расчетном периоде сотруднику выплачивали премии или у него менялся размер зарплаты .

Внимание: обнаружив ошибку в расчете компенсации, ее размер придется определить заново.

Занизив по ошибке сумму, доплатите сотруднику разницу (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).* Суммы же, излишне выданные, удержите из его зарплаты. При этом стоит учитывать, что по общему правилу вычесть из зарплаты можно не более 20 процентов от зарплаты (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Бывает, что сумма удержания превышает такой лимит. Тогда самый простой вариант для организации - взять с сотрудника письменное согласие (). Для этого оформите приказ , и пусть увольняемый поставит в нем свою подпись. Если человек не согласен вернуть излишне выплаченные суммы добровольно, их можно взыскать в судебном порядке ( , ).

Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Основание для расчета и выплата компенсации

Основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ руководителя организации об увольнении. читайте ниже.

Организация может по собственному выбору:*

• использовать унифицированную форму приказа № Т-8 , если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
• применять самостоятельно разработанную форму приказа, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Выплату компенсации оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 . Если же компенсация была начислена одновременно с зарплатой за текущий месяц, то ее можно выплатить по ведомостям формы № Т-53 или формы № Т-49 вместе с зарплатой. Такие правила установлены в пункте 6 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

Пример 2. Оформление записки-расчета по форме № Т-61 при выплате компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением

30 июня 2017 года экономист ООО «Альфа» А.С. Кондратьев (таб. № 007) увольняется по собственному желанию (приказ об увольнении от 19 июня 2017 № 21-к). Так как 30 июня - рабочий день, данный месяц надо включить в расчетный период .

Расчетный период для начисления компенсации за неиспользованный отпуск - с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года - отработан полностью. «Альфа» ежемесячно выплачивала Кондратьеву зарплату в размере 20 000 руб. Поэтому сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 240 000 руб.

Количество дней расчетного периода равно 351,6 (12 мес. х 29,3 дн./мес.). Средний дневной заработок Кондратьева составил 682,59 руб./дн. ((20 000 руб./мес. × 12 мес.) : 351,6 дн.).

Количество дней неиспользованного отпуска, за которое сотруднику полагается компенсация, равно 14. Сумма компенсации за неиспользованный отпуск - 9556,26 руб. (682,59 руб./дн. × 14 дн.).

Кроме компенсации, при увольнении сотруднику была начислена зарплата за июнь в сумме 20 000 руб. Всего начислено перед увольнением 29 556,26 руб. (20 000 руб. + 9556,26 руб.).

С зарплаты за июнь и компенсации был удержан НДФЛ в размере 3842 руб. (29 556,26 руб. × 13%).

Ранее Кондратьеву был выплачен аванс по зарплате в сумме 10 000 руб. Поэтому при увольнении к выплате сотруднику причитается 15 714,26 руб. (20 000 руб. - 10 000 руб. + 9556,26 руб. - 3842 руб.).

30 июня 2017 года бухгалтер отразил в записке-расчете по форме № Т-61 начисленные сотруднику за июнь суммы (зарплату и компенсацию), а также сумму, причитающуюся к выплате (с учетом ранее выданного аванса).

Образец приказа на увольнение с компенсацией за неиспользованный отпуск

Унифицированная форма № Т-8
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1

Табельный номер

Иванову Елену Васильевну

008

(фамилия, имя, отчество)

Административный отдел

(структурное подразделение)

секретарь

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

по инициативе сотрудника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ

(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))

Основание (документ, номер, дата):

заявление Е.В. Ивановой от 3 апреля 2017 г. № 1

(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т. д.)

Руководитель организации

Директор

А.В. Львов

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Как составить приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.

Когда требуется приказ

Приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск оформляют для того чтобы выплатить сотруднику денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска при увольнении.

При увольнении сотруднику, который не использовал свое право на отпуск, положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При расчете компенсации, связанной с увольнением сотрудника, учитывайте все его ежегодные отпуска, в том числе дополнительные. При этом право получить компенсацию не зависит от обстоятельств, послуживших причинами увольнения. В данном случае основанием для начисления денежной компенсации служит приказ об увольнении, где и фиксируются суммы, подлежащие выплате.

Основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ руководителя организации об увольнении по форме № Т-8 или самостоятельно разработанной форме.

Указанный порядок распространяется как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.

Как составить приказ

Унифицированной формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Для оформления документа используйте фирменный бланк организации.

В шапке документа укажите организационно-правовую форму организации и ее наименование.

В заголовке приказа укажите его краткое содержание - на компенсацию за неиспользованный отпуск.

В основном тексте документа укажите:

• основание выплаты компенсации за неиспользованный отпуск: приказ об увольнении сотрудника;
• ФИО сотрудника, которому выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении;
• число дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.

Образец заполнения приказа на компенсацию за неиспользованный отпуск

Кто подписывает приказ

Приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Сотруднику объявляют документ под роспись. При этом он ставит дату ознакомления.

Если организация использует самостоятельно разработанную форму приказа, она вправе включить в него такой реквизит, как печать организации, либо отдела кадров, либо отказаться от него. В результате если самостоятельно разработанная форма документа по личному составу предусматривает проставление печати организации, либо отдела кадров, то такую печать следует проставлять, если нет – то печать ставить не нужно. Такие выводы следуют из положений статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Срок хранения приказа

Приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск относится к документам по личному составу. Хранить документы нужно в течение пяти лет, если они хранятся отдельно, а не в составе личных дел. Если документы на отпуск хранятся в составе личных дел, то в общем случае их нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если приказы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. Исключения: документ в составе личных дел, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, их нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Если одновременно работодатель и сотрудник компании согласны на это, то может быть осуществлен перенос отпуска, но делается это только в крайнем случае, если уход с работы сотрудника негативно отразится на деятельности компании. Стоит отметить, что перенесённые дни работник должен использовать в течение следующего года.

Начальство не должно отказывать своим сотрудникам в предоставлении оплачиваемого отпуска на протяжении 2 лет подряд.

Но если на предприятии работают несовершеннолетние и те, чья работа проходит во вредных для здоровья условиях, то такие люди должны отдыхать ежегодно.

Таким образом, для работодателя установлены определенные ограничения, касаемо предоставления отпусков для сотрудников. Но в некоторых случаях у рабочих накапливаются неиспользованные отгулы за предыдущие отпуска. Тогда человек может рассчитывать на их предоставление либо на получение материальной компенсации. Подробнее разберемся, когда и при каких условиях это возможно.

Материальная компенсация должна выплачиваться работникам только в том случае, если отпуска у них удлиненные, то есть их продолжительность больше, чем 28 дней (ст.126 ТК РФ).

К этой группе относятся:

• рабочие, которые могут получить дополнительные выходные дни;
• медработники;
• лица, чья работа негативно отражается на их здоровье;
• тренеры и спортсмены;
• педагоги;
• несовершеннолетние;
• инвалиды;
• люди, которые работают в условиях Крайнего Севера или в тех районах, где закон приравнивается к ним.

Рабочим, которые входят в одну из вышеперечисленных категорий, руководитель предприятия может выплатить денежную компенсацию за счет дней отпуска, которыми они не воспользовались. С другой стороны, он не обязан этого делать. Глава предприятия также может предоставить сотруднику выходные, но в выплате материальной компенсации отказать.

Как правильно оформить замену неотгулянных дней выплатой?

Чтобы получить материальную компенсацию необходимо сделать следующие действия:

Рассмотрим более подробно, как проходит такая процедура.

Как составляется заявление сотрудника?

Замена неиспользованных отпускных дней деньгами может быть осуществлена только по желанию работника.

Он должен изложить просьбу в своём заявлении, которое составляется на имя главы предприятия. На данный момент не установлена точная форма для него, поэтому сотрудник может оформить документ в свободном виде.

1. Обычно сверху в правом углу пишется название предприятия, а также ФИО директора компании.
2. В тексте заявления можно будет сослаться на , на основании которой человек может рассчитывать на выплату денежной компенсации за счет дней дополнительного оплачиваемого отпуска, которые работником не были использованы.
3. В тексте также следует указать период, который сотрудник провел на своем рабочем месте и написать, сколько в нем содержится суток.
4. В конце документа должна указываться должность сотрудника, его ФИО и дата, когда заявление было составлено.

Как оформляется приказ о выплате?

Руководитель предприятия, получив заявление, должен будет издать приказ , если он согласен выплатить работнику денежную компенсацию. У приказа также не существует специальной формы, поэтому его составляют в произвольном порядке. В документе должно присутствовать:

После того, как приказ будет оформлен, информация о том, что неиспользованный период будет заменен денежной выплатой, должна быть обязательно отражена в личной карточке рабочего в разделе «Отпуск».

Кроме того, нужно обязательно внести изменения в данные, относящиеся к замене дней отдыха денежной суммой, и в графе отпусков. Запись должна быть сделана в графе «Примечание». Тут необходимо указать, сколько дней требуется заменить, а также записать реквизиты приказа.

Запомните! Если сотрудник хочет получить денежную выплату за счет дней, которые он не смог отгулять, то глава предприятия вполне может отказать ему в просьбе.

Если же работодатель изъявляет желание заменить неиспользованный период отпуска материальной выплатой, то работник не обязан соглашаться на это.

Сколько дней разрешено заменить?

Точное число дней, которое разрешается менять на денежную выплату, законодательством Российской Федерации не установлено. Однако, полностью заменить весь отпуск денежной выплатой законом запрещено.

Руководитель компании может выполнить замену материальной компенсацией только части отпуска , превышающую 28 дней (ч. 1 ст.126 ТК РФ). То есть рассчитывать на выплату могут только те лица, у которых он удлиненный или на предприятии им положен дополнительный отпуск.

Заключение

На предприятиях часто возникают ситуации, когда человек не может покинуть свое рабочее место и уйти в запланированный оплачиваемый отпуск. При таких обстоятельствах сотрудникам может быть предложена замена неиспользованных дней отпуска материальной компенсацией.

Однако далеко не в каждом случае это возможно. Совершается это только по желанию работника. В свою очередь работодатель не имеет права заставлять человека соглашаться на такие условия , и он, в свою очередь, может отказать работнику в такой просьбе.